L’obbligatorietà della Conservazione Elettronica

La conservazione elettronica consente di mantenere i documenti in formato digitale, permettendo, nei casi previsti dalla norma (Codice dell’Amministrazione Digitale, noto come CAD, e Linee Guida AgID), di eliminare l'originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. Questo processo assicura innanzitutto il valore legale e poi l'integrità, la sicurezza, la leggibilità, l'autenticità, l'affidabilità e la reperibilità dei documenti conservati.

Differenza tra Archiviazione e Conservazione

L'archiviazione documentale si riferisce alla memorizzazione di un documento su un supporto idoneo. La conservazione digitale, invece, sostituisce la conservazione su carta con quella digitale (anche per documenti cartacei all’origine), e si esegue successivamente all’eventuale archiviazione. 

Come avviene la Conservazione Digitale

La conservazione digitale sostituisce i documenti cartacei con quelli digitali, garantendo autenticità attraverso l’inserimento automatico di:

• firma digitale che è un tipo di firma elettronica che viene utilizzata per autenticare documenti digitali. Essenzialmente, la firma digitale è l'equivalente elettronico di una firma manoscritta su un documento cartaceo
• marca temporale o timestamp, che consiste in un'impronta digitale che attesta l'ora e la data in cui un determinato evento si è verificato o un documento è stato creato, modificato o firmato elettronicamente. Essa fornisce una prova certa dell'istante in cui è avvenuta un'azione o una transazione, conferendo validità temporale ai dati e ai documenti digitali

Cosa comporta la Conservazione Elettronica

• Efficienza Gestionale: Rapido accesso ai documenti, maggiore controllo dei processi documentali e una più semplice collaborazione cliente/fornitore.
• Riduzione di Tempi e Costi: Risparmio di spazio, tempo e risorse legati alla gestione dei documenti.
• Utilizzo di Formati Standard (es: PDF – PDF/A, TIFF, JPG. Office Open XML (OOXML), Open Document Format, XML, TXT)

Tipologia di documenti da conservare

Bisogna poi tenere contro che è necessario distinguere tra documenti non unici, come fatture emesse e ricevute, scritture contabili, DDT, CU, note spese e giustificativi, LUL, ecc., per i quali è sempre possibile effettuare la conservazione sostitutiva o digitale a norma, e documenti originali unici, ovvero quelli cartacei con firme autografe, per i quali è invece necessaria una certificazione di processo preventiva, così come per i documenti unici direttamente conservabili, come le PEC.

Inoltre, esistono situazioni in cui la conservazione digitale a norma non è consentita per la natura vincolante del documento, ad esempio documenti di notevole interesse storico, o in casi in cui vi è un obbligo di legge, come nel caso delle fatture elettroniche verso il Sistema di Interscambio (SdI).

Obbligatorietà della conservazione elettronica

La conservazione digitale è obbligatoria per determinati documenti, tra cui il manuale della conservazione a carico del responsabile della conservazione stessa, le fatture elettroniche e le relative notifiche SDI, i contratti firmati digitalmente e i messaggi e-mail inviati tramite PEC con relative ricevute (Posta Elettronica Certificata), i quali devono essere conservati per un periodo minimo di 10 anni, secondo la normativa vigente.

In più, qui di seguito riportiamo la lista dei documenti che possono essere conservati in modalità digitale:

• libro giornale e libro degli inventari
• scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
• scritture ausiliarie di magazzino
• registro dei beni ammortizzabili
• registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
• dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
• modelli di pagamento (F23 e F24)
• libri sociali
• bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
• relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabiliricevute fiscali e scontrini fiscali
• documenti di trasporto (DDT)
• scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
• nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
• libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
• contratto
• deliberazione di giunta e di consiglio
• determinazione dirigenziale
• registro giornaliero di protocollo
• fascicolo elettorale elettronico
• documento protocollato

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